2 REFERENCIAL TEÓRICO

Segundo Chiavenato (2008), as empresas precisam planejar antecipadamente e controlar de forma adequada sua produção para atingir seus objetivos e aplicar adequadamente seus recursos, pois não produzem ao acaso e nem funcionam de improviso. Precisam planejar antecipadamente e controlar de forma adequada sua produção, utilizando o setor de Planejamento e Controle da Produção (PCP), que visa aumentar a eficiência e a eficácia da empresa. Ainda segundo o mesmo autor, para funcionar satisfatoriamente com o enorme volume de informações envolvidas, apresenta três fases principais:

Projeto da Produção, Planejamento da Produção e Controle da Produção.

Vollmann et al.(2006), define que a tarefa essencial do sistema de PCP é gerenciar com eficiência o fluxo de materiais, a utilização de pessoas, equipamentos e responder às necessidades dos clientes, contando com a capacidade dos fornecedores, a estrutura interna e, em alguns casos, a estrutura dos próprios clientes, para atender a demanda.

A função de apoiar, integrar e gerenciar a cadeia do sistema de manufatura e seu envolvimento com praticamente todas as áreas envolvidas na produção fica mais evidenciado a partir da afirmação de Correa, Gianesi e Caon (2001), de que um sistema de planejamento e controle da produção deve cumprir o papel no suporte ao alcance dos objetivos estratégicos da organização, existindo seis aspectos de desempenho que podem influenciar na escolha do cliente e que estão diretamente relacionados à administração da produção nas empresas: custo percebido pelo cliente, velocidade de entrega, confiabilidade de entrega, flexibilidade de saídas, qualidade dos produtos e serviços prestados ao cliente. Esse envolvimento do PCP com todas as áreas da empresa está ilustrado na figura 1 abaixo:

2.1.1. Projeto da Produção

Segundo Chiavenato (2008), nessa primeira fase, procura-se definir o funcionamento do sistema de produção e suas dimensões, a fim de estabelecer os parâmetros do Planejamento e Controle da Produção (PCP). Como o projeto sofre constantes alterações e reajustes, são necessários que os aspectos do sistema de produção, ainda segundo Chiavenato (2008) discriminam abaixo, estejam sempre atualizados, oferecendo uma ampla visão do conjunto, seus detalhes e possibilidades:

Características das máquinas: Capacidade de produção de cada máquina, bateria e seção produtiva;
Efetivo de pessoal: Quantidade de empregados por cargo e seção produtiva, com horários de trabalho;
Estoque de matéria-prima: Matérias-primas e volumes em estoque para cada item;
Características do produto/serviço: Composição de cada produto/serviço e lista de materiais envolvidos;
Métodos e procedimentos de trabalho: Sequência e cadência do processo produtivo. Movimentação da matéria prima, com seus gargalos e demoras;
Lote econômico da produção: Tamanho ideal do lote de produção para maximizar os resultados e minimizar os custos de matérias-primas.

2.1.2. Planejamento da Produção

O Planejamento da Produção é a segunda fase do Planejamento e Controle da Produção (PCP) e fundamenta-se, conforme Chiavenato (2008), na previsão de vendas como base no que a empresa pretende colocar no mercado e na capacidade de produzir. Com esses parâmetros, o Planejamento da Produção deve programar máquinas, estabelecer os materiais, as pessoas e os processos necessários para atingir a meta estabelecida, com a melhor eficiência e eficácia possível.

Russomano (1979) define o Planejamento da Produção como o acerto do programa de produção para um determinado período, a partir das perspectivas de vendas, da capacidade produtiva e dos recursos financeiros disponíveis.

Como as empresas precisam antecipar eventos futuros, é necessária a formatação de um conjunto de atividades para que o planejamento ocorra com a devida antecedência, visto que a finalidade do Planejamento da Produção é definir o que, quanto, quem, como, onde e quando devem fazer a atividade acontecer, conforme Chiavenato (2008). E a partir dessas premissas, ainda segundo o mesmo autor, o Planejamento da Produção obedece às fases de Elaboração do Plano de Produção, Programação de Produção, Emissão de Ordens de Produção e Liberação da Produção.

É necessário que o setor produtivo da empresa atenda à demanda do mercado, estabelecendo suas prioridades, realizando as previsões e os planejamentos necessários para que isso ocorra adequadamente, evidenciando assim a importância do Planejamento da Produção.

2.1.3. Programação da Produção

Com o Plano de Produção concluído, deve-se preparar a sua programação. E a função da Programação da Produção é detalhar o Plano de Produção para que possa ser utilizado no dia a dia da empresa, segundo Chiavenato (2008). Devem ser práticos, simples e orientar a empresa de modo que a execução do Programa ocorra de forma sistematizada.

Segundo Russomano (1979), a programação da produção é a determinação antecipada do Programa de Produção em médio prazo dos vários produtos que a empresa produz. Ela representa o que ela deve produzir, expresso em quantidades e datas de modelos específicos, é obtido a partir da Estimativa de Vendas. Leva em consideração, além da Estimativa de Vendas, vários fatores, como Carteira de Pedidos, Disponibilidade de Material, Capacidade Disponível, de forma a estabelecer, com antecedência, a melhor estratégia de produção.

Para Chiavenato (2008), a Programação da Produção transforma o Plano de Produção em uma infinidade de Ordens de Produção ou compras que deverão ser executadas pelos respectivos setores envolvidos, tendo por seus objetivos:

• • Coordenar e integrar todas as unidades envolvidas direta ou indiretamente no processo produtivo da empresa;
  • Garantir a entrega dos produtos acabados ao cliente nas datas previstas ou prometidas;
  • Garantir disponibilidades de matérias-primas e componentes que serão requisitados pelas unidades envolvidas;
  • Distribuir a carga de trabalho proporcionalmente às unidades envolvidas, de modo a assegurar a melhor sequência da produção e o melhor resultado em termos de eficiência e eficácia;
  • Balancear o processo produtivo de modo a evitar gargalos de produção, de um lado, e desperdícios de capacidade, de outro;
  • Aproveitar ao máximo a capacidade instalada, bem como o capital aplicado em matérias-primas, produtos acabados e materiais em processamento.
  • Estabelecer uma maneira racional de obtenção de recursos, como matérias-primas (Compras), de mão-de-obra (Pessoal), de máquinas e equipamentos (Engenharia);
  • Estabelecer, através de ordens de produção, padrões de controle para que o desempenho possa ser continuamente avaliado e melhorado.

Chiavenato (2008) afirma que são quatro as fases da programação da produção:

• • Aprazamento: É a determinação de prazos e datas. Necessita-se dividir o plano de produção, devido à sua amplitude e dimensionamento para uma encomenda de grande porte ou para o exercício de um período de tempo geralmente extenso, em períodos menores (como dias, semanas e meses), a fim de estabelecer datas específicas de execução da produção.
  • Roteiro: Estabelece a melhor sequência para atender ao Plano de produção desenvolvido. O roteiro procura definir a sequência ou fluxo mais adequado para que a matéria prima passe por todas as etapas do processo.
  • Emissão de Ordens: Visa informar às unidades envolvidas, direta ou indiretamente do processo produtivo, a sua participação, a fim de fazê-las trabalhar de forma coordenada com o sistema estabelecido pela empresa. A emissão de ordens envolve a preparação de um grande número de vias de formulários, cada qual com denominação e destinada a um órgão diferente da empresa, servindo como um fluxo de informações sobre o que cada um deve executar.
  • Liberação da Produção: Também chamada de liberação de recursos, representa o sinal verde para que todos os recursos sejam movimentados e estruturados para a execução das ordens.

A programação da Produção, através das etapas citadas acima, cumpre o seu objetivo, que é tornar o Plano de Produção em algo executável, integrado com todos os setores envolvidos no processo da empresa.

2.1.4. Controle da Produção

É de suma importância que o Gestor deva verificar os efeitos dos trabalhos executados, observando se foram realizados dentro do previsto, avaliando e atuando no processo em relação aos objetivos traçados. Assim, o controle da produção objetiva comparar as metas previstas com os desempenhos realizados e, caso ocorram divergências, atua para corrigir e cumprir o estabelecido.

Segundo Chiavenato (2008), o Controle da Produção é a última fase do Planejamento e Controle da Produção (PCP), responsável por acompanhar, avaliar e regular as atividades produtivas, a fim de mantê-las dentro do planejado e assegurar o atingimento dos objetivos pretendidos. Depois de elaborado o Plano de Produção, emitidas as ordens e liberados os recursos, todas as unidades produtivas devem funcionar integradamente, sendo controlado, para que se assegure que o planejado esteja sendo executado e que os objetivos traçados sendo alcançados. Trata-se de garantir a eficiência e a eficácia do sistema. Ainda conforme Chiavenato (2008), o Controle da Produção apresenta as seguintes finalidades:

• Avaliar e monitorar continuamente a atividade produtiva da empresa;
• Comparar o programado e o realizado;
• Apontar erros, falhas ou desvios;
• Elaborar relatórios para a direção da empresa;
• Informar aos demais setores o andamento das atividades produtivas.

Quanto às fases do Controle da Produção, Chiavenato (2008) define como:

• Estabelecimento de padrões: É a primeira fase, onde estabelece os padrões ou critérios de avaliação ou comparação. Por definição, padrão é uma norma ou um critério que serve de base para a avaliação ou comparação de algo. Há quatro tipos de padrões:
• Padrões de quantidade: como volume de produção, quantidade de estoque de matéria prima ou produtos acabados, número de horas, capacidade de produção;
• Padrões de qualidade: como controle de qualidade da matéria prima recebida, da produção e especificações do produto;
• Padrões de tempo: como tempo padrão para produzir um determinado produto, tempo médio de estoque de determinada matéria prima;
• Padrões de custo; como custos de produção, de vendas, de estocagem.
• Avaliação do desempenho: é a segunda fase do Controle da Produção e tem por objetivo avaliar o que está sendo realizado, monitorando e acompanhando;
• Comparação do desempenho com o padrão estabelecido: é a terceira fase do Controle da Produção, que compara o desempenho com o que foi estabelecido como padrão de comparação, para verificar se há desvio ou variação, isto é, se há erro ou falha em relação ao desempenho desejado;
• Ação corretiva: é a quarta e última fase do Controle da Produção, que procura corrigir o desempenho para adequá-lo ao padrão desejado.

Ao tratar-se da metodologia do Controle da Produção, utiliza-se uma variedade de formas para acompanhar e monitorar as atividades da produção, conforme Chiavenato (2008):

• • Controle visual: É o método de controle mais utilizado, principalmente nas pequenas e médias empresas, onde é comum a utilização do controle visual para avaliar a carga de máquinas e o volume de material a ser trabalhado em cada máquina;
  • Controle Total: É o controle global, mais amplo e abrangente, envolvendo todos os itens, para comparar a quantidade programada e a quantidade realizada. Possui a vantagem de assegurar o controle contínuo de todos os itens, porém deve ter a praticidade suficiente para não tomar demasiado tempo e não custar caro;
  • Controle por Amostragem: É um controle parcial, realizadas através de amostras aleatórias. Trata-se, portanto, de um controle que utiliza a técnica estatística de amostragem. Consiste em verificações sistemáticas ou ocasionais de determinados itens;
  • Controle por Exceção: Baseado no Princípio da Exceção é realizado sobre os desvios ou discrepâncias, erros ou falhas, exceções ou anormalidades que ocorrem. Assim, tudo o que ocorre de acordo com o planejado não é controlado; apenas aquilo que se desvia dos padrões esperados. Todas as comparações são feitas, mas o controle somente se concentra naquilo que escapa do previsto ou planejado. Interessa controlar apenas os itens excepcionais, para não dispersar a atenção do controlador por todos os itens que funcionam normalmente;
  • Autocontrole: É efetuado pelo próprio órgão envolvido na execução do que foi planejado e programado e não por terceiros. Os dados são preparados e a comparação dos itens realizados com o que foi programado é feita pelos próprios responsáveis pela execução. A vantagem do autocontrole é conscientizar e responsabilizar cada área pela ação corretiva quando necessária e nunca depender de um órgão estranho para fazê-lo.

Para finalizar o assunto tratado nesse tópico e fortalecendo a importância do Controle da Produção, vale salientar o que informa a ABNT ISO 2004 no seu item 4.3, onde afirma que o ambiente de uma organização estará continuamente passando por mudanças, independente de seu porte, atividades, produtos ou seu tipo. Consequentemente, convém que isso seja monitorado constantemente pela organização, permitindo-a identificar, avaliar e gerenciar os riscos relacionados com as partes interessadas, e as suas necessidades e expectativas em contínua mudança.

2.2 O Fluxo de Informações e o PCP

Com todos os sistemas estruturados para o correto funcionamento do Planejamento e Controle da Produção (PCP), é importante para a empresa definir como será desencadeado o fluxo das informações. Em empresas de pequeno porte, pode-se estruturar um sistema manual ou que utilize softwares de planilhas eletrônicas. Porém, ao atingir uma determinada estrutura, a necessidade de um sistema dedicado torna-se imperativo para a empresa atingir o desempenho esperado.

Na década de 70, conforme Liddell (2009), popularizou um sistema chamado Plano de Necessidade de Materiais ou MRP (Material Requirements Plan), uma técnica para gerenciar os estoques de fábrica a partir dos conceitos de previsão da demanda do produto final. Devido à elevada quantidade de informações, normalmente o sistema é computadorizado. O MRP explode uma estrutura ou lista de materiais do produto (BoM – Bill of Material) de vários níveis, a fim de determinar quais os materiais que a empresa precisa adquirir ou o que teria que fabricar para conseguir produzir um produto final. Segundo Chiavenato (2008), a lista de materiais constitui a espinha dorsal do MRP, que funciona como um software para processar todos os dados sobre os itens comuns a vários produtos e verificar se há disponibilidade nos estoques, para então emitir a lista de itens que faltam. Como as empresas, normalmente, produzem mais de um produto, elas requerem um grande número de peças ou componentes comuns, complicando o planejamento dos materiais.

Liddell (2009) informa que no início dos anos 80, algumas empresas de software vislumbraram uma oportunidade de melhoria e criaram o MRP II, que posteriormente, transformou-se em ERP (Enterprise Resource Planning). Segundo Chiavenato (2008), a produção é tratada como um todo e não apenas dos materiais necessários à produção. As informações podem ser mantidas em um único lugar, podendo ser disponibilizadas para todos os setores da empresa. Em sua essência, ERP é um sistema de gestão empresarial que permite uma apuração mais precisa do que está acontecendo na empresa.

Ainda segundo Liddell (2009), o ERP funciona a partir do conceito de Planejamento Mestre de Produção (MPS – Master Production Scheduling), onde a função do MPS é agrupar a demanda real, ou seja, os pedidos dos clientes e a previsão de demanda para cada item estocado (SKU – Stock Keeping Unit), normalmente produtos acabados, comparando-os com os estoques disponíveis de bens finalizados e os recebimentos esperados da fábrica. Usa-se o conceito de planejamento por períodos, em geral, semanalmente.

Visando resolver os problemas de restrições de capacidade, foi introduzido nos softwares de ERP mais um módulo, denominado de Planejamento das Necessidades de Capacidade (CRP – Capacity Requirements Planning), cuja finalidade é verificar a realidade para saber se haveria capacidade disponível suficiente para concluir todas as ordens de produção definidas no MPS, conforme Liddell (2009). Ainda segundo o mesmo autor, o módulo de CRP utiliza o conceito Períodos de Planejamento (Time Buckets) para calcular a demanda projetada para a capacidade num espaço delimitado de tempo.

As empresas desenvolvedoras do software ERP cientes, nos meados da década de 80, que não forneciam às empresas industriais as ferramentas de que elas precisavam para enviar informação ao chão de fábrica e rastrear o que estava acontecendo na produção, desenvolveram o módulo Sistema para a Execução na Manufatura (MES – Manufacturing Execution Systems), sistemas de apoio para o controle da execução da produção, segundo Liddell (2009). A finalidade é saber se o que foi planejado está sendo executado e, caso não ocorra, o porquê, assim como onde estão os problemas, quais são as paradas que mais ocorrem, onde investir, quem precisa ser treinado, entre outras informações importantes para a gestão. O trabalho de uma solução MES começa com o início da fabricação de um produto, com o início da execução de uma Ordem de Produção (OP) e encerra com o produto acabado, detalhando ao máximo o que está acontecendo na produção. Realizar um planejamento das ações necessárias para aumentar a produtividade e a eficiência é baseado em dados reais e históricos da produção, armazenados pelo MES e apresentados em forma de relatórios de todos os tipos (principalmente gráficos). Diariamente o MES deve fornecer informação em tempo real que permita atuar no processo para evitar paradas prolongadas e perda de produtividade, enviando alarmes quando ocorrem falhas que impeçam de atingir o que foi planejado.

Para finalizar este capítulo, é importante conhecer o sistema de Planejamento Avançado de Produção (APS – Advanced Planning and Scheduling), surgido no início da década de 90, que associa os conceitos da engenharia de produção e da informática. Segundo Tubino (1994), esses sistemas são complementares aos tradicionais sistemas de gestão empresarial (ERP’s) e se caracterizam por um melhor controle dos recursos. Ao contrário dos sistemas de ERP, os sistemas APS consideram tanto a capacidade real dos recursos produtivos, como também regras operacionais relativas ao sequenciamento de produção. Assim, são atribuídas as seguintes funções ao sistema APS:

Planejar a demanda: define o que espera que seja vendido em um período;
Planejar a produção: determina o que produzir, em qual quantidade e quando;
Planejar as necessidades de materiais: determina o que comprar, quando e em qual quantidade;
Programar a produção: indica a sequência de produção. Isso implica a seleção do recurso e na previsão da data de produção;

Controle do chão de fábrica: responsável pelo status de produção e pelo controle da quantidade produzida.
Os sistemas APS não substituem o ERP, pois utilizam as suas informações para receber a posição corrente de todos os recursos disponíveis e das demandas a serem satisfeitas. Por serem mais recentes, esses softwares são concebidos para utilizar todo o potencial dos últimos avanços de hardware e software, sendo muito velozes, dada a complexidade dos cálculos executados.