3 A ESTRATÉGIA PARA IMPLANTAÇÃO DE UM ESCRITÓRIO DE PROGRAMAÇÃO

3.1 A Estruturação do Setor de Planejamento e Controle da Produção em Médias e Grandes Empresas

O setor de Planejamento e Controle da Produção tem por função receber, processar e fornecer informações para que toda a empresa funcione em harmonia. Ao receber as informações de diversas áreas, como comercial, engenharia, manutenção, compras e outras, o setor deve definir quando cada operação deverá ser realizada na produção, assim como quando o material para essa operação deverá estar à disposição, em quais máquinas deverão operar, assim como quantos e quais operadores deverão participar do processo. Tudo isto para atingir a meta do setor, que é faturar o pedido e entregar ao cliente na data prevista.

Para o correto entendimento do trabalho, utilizou-se a nomenclatura de “área” para a subdivisão da empresa e para “setor” os grupos de trabalho que compõem essa subdivisão. Como exemplo, a área Financeira, que pode ser composta pelos setores de Contas a Pagar, Contas a Receber, Faturamento, etc.

Assim, o setor de Planejamento e Controle da Produção, conforme as considerações vistas anteriormente neste trabalho, por desempenhar a função de apoio e coordenação do sistema de manufatura, relaciona-se com praticamente todas as áreas voltadas à produção, conforme a figura 1. Chiavenato (2008) sustenta que normalmente o PCP é subordinado à gerência ou diretoria de Produção da empresa, servindo de assessoria e formulando planos de produção adequados às necessidades e expectativas da empresa, constituindo-se dos setores descritos na figura 2:

Em resumo, no desenvolvimento diário do trabalho, o setor de Planejamento e Controle da Produção realiza o apoio às áreas de Produção e Compras para cumprirem os objetivos traçados pela área Comercial. Acaba, então, se tornando uma extensão da área Comercial, formatando as demais áreas conforme as suas necessidades. Em empresas maiores, que utilizam sistemas de softwares gerenciais, como o ERP, a comunicação é executada via sistema de informação e direcionada para a entrega dos pedidos nos prazos. O trabalho acaba por se tornar operacional, aquém das capacidades que o setor poderia desenvolver em prol da empresa.

Afinal, como diz Russomano (1979), é um setor generalista, necessitando entender de tudo um pouco, se envolvendo em quase todos os problemas da empresa e com enfoque global. E como vários autores citam, o setor de Planejamento e Controle da Produção é o centro nervoso da empresa.

3.2 O Mercado e Sua Influência nas Maneiras de Gerenciar a Demanda

Atualmente, as necessidades das empresas estão mudando consideravelmente, pois, com a globalização, a concorrência ficou cada vez mais acirrada e, visando diminuir seus custos de produção, as empresas buscam menores prazos de entrega, custos cada vez mais reduzidos e qualidade assegurada. Entretanto, as pressões do mercado levam muitas empresas a agirem de forma intempestiva e acabam por enfrentar problemas organizacionais que podem ser fatais, como a má qualidade no atendimento, atrasos nas entregas e perdas de clientes importantes devido a prazos realizados muito acima do solicitado.

E justamente devido às mudanças relatadas, a maneira de se executar o gerenciamento da demanda também está mudando. Gerenciamento da demanda é o elo entre o mercado e as atividades de PCP, que acontece a partir do ponto de entrada do pedido, segundo Volmann et al. (2006). Mas para entender de que forma o gerenciamento está mudando, é necessário entender os tipos de ambientes de manufatura existentes:

• • No gerenciamento de demanda chamada Produção para Estoque (MTS – Made To Stock), a empresa vende para seus clientes os estoques produzidos a partir de previsões de demanda. Há rapidez no atendimento do pedido, mas costumam gerar altos níveis de estoques, pois as empresas estocam os produtos acabados, que não se sabe se serão adquiridos.
  • No ambiente de Montagem Sob Encomenda (ATO – Assemble To Order), as empresas conhecem os componentes, a fim de garantir que possa ser realizada a combinação destes em produtos finais. O estoque existente é de componentes.
  • No ambiente de Programação por Pedidos (MTO – Made To Order), o gerenciamento é realizado a partir do estoque de matérias primas e componentes. A empresa vende a sua capacidade de atender à demanda do cliente.
  • O ambiente de Engenharia Sob Encomenda (ETO – Engineering To Order) é muito parecido com o de Programação por Pedidos, vendendo para o cliente a capacidade de sua engenharia, já que o projeto, a produção e a montagem final são feitos a partir de decisões do cliente.
  • Geralmente, as empresas costumavam trabalhar com a Produção para Estoque (MTS), por toda a facilidade e tranquilidade que essa programação permite, já que o mercado sempre absorvia os produtos estocados. Assim, as vendas estavam de certa forma garantida.

Mas com as mudanças no panorama e consequentes problemas existentes, as empresas necessitam se adaptar e estão migrando para a Montagem Sob Encomenda (ATO) ou Programação Por Pedidos (MTO), onde necessitam vender para seus clientes a demanda da empresa. Acontece que, para isso, o nível de planejamento é muito mais crítico, já que se passa a trabalhar com uma necessidade muito maior de inteligência do negócio. Assim, torna-se mais importante a figura do setor de PCP, pois deve integrar o gerenciamento da empresa em todas as áreas, participando mais do que somente a programação. É necessário haver uma visão sistêmica da empresa, compreendendo todas as áreas do negócio e entendendo as relações de interdependência entre eles. E é nesse momento, principalmente para uma empresa de pequeno porte, em que um Escritório de Programação passa a ser essencial para a sua organização.

3.3 Implantação de um Escritório de Programação

Os fatores competitivos da manufatura são diretamente impactados pelo tipo de planejamento exercido pela empresa. Afinal, as ações visando custo, qualidade, prazo, velocidade, confiabilidade e flexibilidade influenciam diretamente no seu desempenho, contribuindo de forma decisiva em termos de responsabilidade e resultados alcançados.

A principal mudança sistêmica na estruturação de um setor chamado de Planejamento e Controle da Produção (PCP) para um Escritório de Programação é a abrangência assumida nas suas funções, através de um setor central dentro da empresa, que permitirá:

• Assumir o planejamento tático e controle operacional das diretrizes delineadas pela empresa no seu planejamento estratégico;
• Desenvolver padrões para gestão, processos e métodos dentro da organização;
• Ser o centro de informações e controles do desenvolvimento dos pedidos em relação às necessidades da administração;
• Planejar, organizar, conduzir, controlar e finalizar os pedidos dos clientes em consonância aos setores de compras, comercial e administrativo;
• Obter uma visão global e panorâmica de todo o andamento dos pedidos sem se perder em detalhes;
• Dar todo o suporte à equipe envolvida a fim de maximizar os recursos;
• Serve de central de informações para os demais setores da empresa (diretoria, comercial, financeiro, compras, produção);

É um projeto que faz a empresa deixar de ter um setor, vinculado à produção, para uma área de apoio à diretoria, conforme pode ser vista na figura 3:

Os benefícios para a empresa, ao adotar a estratégia do Escritório de Programação, podem ser descritas como:

• Estabelecimento uma metodologia dedicada à empresa para a condução da produção;
• Plano de comunicação claro e único;
• Centralização das informações;
• Aumento dos controles em diversos níveis;
• Melhoria contínua de procedimentos e processos;
• Aumento na transparência;
• Baseando-se na premissa de atender as necessidades de seus clientes, utiliza a gestão e a padronização dos processos internos para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas;
• Fazer avaliações formais periódicas e abrangentes;
• O setor proporciona à empresa adquirir uma credibilidade quanto às informações correntes.

É importante a empresa compreender que a implantação de uma área com essa magnitude apresenta vários obstáculos que, se não forem devidamente observados, dificilmente resultam em sucesso. Para que o processo ocorra conforme desejado, alguns fatores são tidos como essenciais:

O envolvimento e participação da direção da empresa no processo, se envolvendo em todas as fases do projeto, dando suporte ao grupo de trabalho, mostrando-se comprometida e dedicando tempo necessário às atividades planejadas são fundamentais. É importante que a direção demonstre à empresa que está sendo implantado mais do que uma “área nova”, mas uma mudança de cultura. Deve prover as condições necessárias para sua formatação, participando ativamente do processo, orientando, discutindo os pontos e dirimindo dúvidas que certamente irão ocorrer.

A escolha do profissional responsável pelo projeto também é uma tarefa que merece cuidados. Deve ser um colaborador que deve possuir experiência, com conhecimentos do processo da empresa, de sistema de programação e controle da produção e de gestão empresarial, visando que o mesmo participe ativamente do processo decisório da empresa. Deve possuir o perfil adequado e tempo disponível para o desenvolvimento e estruturação de uma equipe de trabalho coesa e disposta a gastar horas de estudos, desenvolvimentos e envolvimentos nas diversas etapas do projeto, com todos os setores e níveis da organização, para possuir o conhecimento necessário para execução dos trabalhos.

É usual, para ajudar no correto desenvolvimento, as empresas contratarem um Consultor especializado na área para dar suporte e trazer conhecimento à gestão. O profissional, em questão, necessita, além do conhecimento óbvio em sistema de programação e controle da produção, conhecer o ramo em que a empresa está inserida, respeitar a identidade e a filosofia da organização, visando seu melhor rendimento. Além disso, o consultor deve desenvolver a equipe de trabalho, para que a mesma tenha condições de realizar as atividades sozinhas, sem a necessidade da sua figura sempre presente.

Entretanto, uma das maiores dificuldades está na gestão das pessoas. A organização deve compreender que todos os envolvidos devem entender claramente a nova estrutura, solicitando seu apoio e adesão ao projeto. O escopo do projeto deve ser informado pela direção e todos os pontos esclarecidos para a implantação não ficar dificultada. O comprometimento e o empenho de cada envolvido se fazem necessário na busca pelas adequações e melhorias que certamente ocorrerão. Nesse ponto, a diretoria deve se mostrar atuante, presente e motivadora.